1. Identificación del responsable
El Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de las plataformas de EIBG, incluido el sitio web y software EIBG Accounting, es:
2. Marco legal
La presente política se rige por la Ley 1581 de 2012, la cual regula la protección de datos personales garantizando el derecho constitucional de los ciudadanos a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellos en bases de datos públicas y privadas, en la que se establecen principios (libertad, finalidad, transparencia y seguridad, entre otros), deberes y responsabilidades aplicables a los Responsables y Encargados del Tratamiento, derechos de los Titulares (acceso, actualización y revocatoria) y la vigilancia por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Así mismo, se rige por el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008, el Decreto 886 de 2014, el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.
3. Alcance y requisitos de acceso
Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales tratados por EIBG, recolectados a través de sus plataformas digitales (incluidos el sitio web y software EIBG Accounting y el Marketplace EIBG), formularios, canales de atención y relaciones comerciales.
Las plataformas de EIBG están dirigidas exclusivamente a personas mayores de 18 años. Al aceptar esta política, el Titular declara ser mayor de edad y tener capacidad legal para otorgar su consentimiento.
4. Definiciones
De acuerdo con lo contemplado en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se cita el artículo:
"Artículo 3°. Definiciones. Para los efectos de la presente ley, se entiende por:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión."
5. Principios fundamentales
De acuerdo con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, se citan los principios básicos para el Tratamiento de datos personales:
- Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
-
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
6. Autorización del Titular
EIBG solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular a más tardar en el momento de la recolección de sus datos. En las plataformas digitales, la autorización se otorga marcando la casilla de aceptación dispuesta en el formulario de registro y en los formularios de contacto, conducta inequívoca que permite concluir que el Titular otorgó su consentimiento. EIBG conservará prueba de dicha autorización (fecha, hora y dirección IP) para su posterior consulta.
No se requerirá autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Datos sensibles
EIBG no solicita datos sensibles para el uso de sus plataformas. Cuando, por la naturaleza de un servicio contratado, sea necesario tratar algún dato sensible, se informará al Titular de manera previa y explícita que no está obligado a autorizar su Tratamiento, ni a responder preguntas que versen sobre datos sensibles.
7. Datos tratados y finalidades
EIBG recolecta datos que se clasifican y utilizan de la siguiente manera:
| Categoría de datos | Finalidad del Tratamiento |
|---|---|
| Datos de Identificación y Contacto Nombres, apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, correo, celular. |
Creación de cuenta, validación de mayoría de edad (18+), soporte al cliente y envío de notificaciones de pedidos y de servicios. |
| Datos de Ubicación y Entrega País, ciudad, dirección, código postal. |
Logística de envío, cálculo de costos de transporte y entrega de mercancía a través de proveedores o vendedores. |
| Datos Tributarios y Legales NIT, razón social, responsable de IVA, RUT, antecedentes y referencias. |
Facturación electrónica, verificación de idoneidad comercial de los vendedores y cumplimiento de normas contables. |
| Datos Financieros Banco, número y tipo de cuenta. |
Utilizados exclusivamente para el proceso de dispersión de pagos a los vendedores por sus ventas realizadas. |
| Datos de Comportamiento y Crédito | Análisis de productos más vendidos (indicadores de navegación) y consulta en centrales de riesgo en caso de solicitudes de crédito. |
Datos tratados a través de EIBG Accounting
En el sitio web y software EIBG Accounting, adicionalmente, se tratan los siguientes datos:
| Categoría de datos | Finalidad del Tratamiento |
|---|---|
| Datos de cuenta y acceso Nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada cifrada), foto de perfil opcional, dirección IP, navegador y registros de sesión. |
Crear y administrar la cuenta del usuario, autenticarlo de forma segura, permitir la recuperación de contraseña y la autenticación en dos pasos, y prevenir accesos no autorizados o fraudulentos. |
| Datos de solicitudes y contacto Nombre, empresa, correo, teléfono, plan de interés, red social y mensaje. |
Atender solicitudes, cotizaciones y consultas sobre servicios contables, tributarios, de registro mercantil, facturación electrónica y marketing digital, y contactar al Titular para dar respuesta. |
| Información contable, tributaria y empresarial del cliente Soportes contables, declaraciones, estados financieros, información de terceros y documentos de constitución de empresas, entre otros. |
Prestar los servicios contratados (asesoría contable y tributaria, registro mercantil, facturación electrónica y otros) y cumplir las obligaciones legales ante entidades como la DIAN y las Cámaras de Comercio. |
| Datos para comunicaciones comerciales | Enviar información sobre servicios, novedades normativas, contenidos del blog y ofertas de EIBG, únicamente cuando el Titular lo haya autorizado. El Titular puede revocar esta autorización en cualquier momento. |
| Datos técnicos de navegación Cookies técnicas de sesión y de seguridad. |
Mantener la sesión iniciada, proteger los formularios contra ataques (CSRF) y garantizar el correcto funcionamiento del sitio. |
Los datos personales serán tratados únicamente para las finalidades aquí descritas o para aquellas que sean informadas al Titular al momento de la recolección. Cualquier nueva finalidad requerirá una nueva autorización.
8. Régimen especial para vendedores (Encargados)
Los vendedores en el Marketplace EIBG actúan como Encargados del Tratamiento. Al hacer parte de la plataforma, el vendedor se obliga a:
- Limitación de finalidad: Utilizar los datos del comprador exclusivamente para el despacho y entrega de productos.
- Prohibición de contacto: Queda estrictamente prohibido contactar al comprador para marketing o ventas fuera de EIBG.
- Confidencialidad: Garantizar que sólo el personal autorizado acceda a la información y protegerla contra usos no autorizados.
- Indemnidad: El vendedor mantendrá indemne a EIBG ante cualquier sanción derivada del mal uso de los datos por su parte.
9. Derechos de los Titulares
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted como Titular tiene derecho a:
Conocer y acceder
Conocer, y acceder en forma gratuita, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Actualizar y rectificar
Corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca a error.
Solicitar prueba de la autorización
Solicitar prueba de la autorización otorgada a EIBG, salvo cuando la ley exceptúe dicha autorización.
Ser informado
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Revocar y suprimir
Revocar la autorización y/o solicitar la eliminación de sus datos cuando la cuenta se cierre o no se respeten los principios, derechos y garantías legales, salvo deberes legales o contractuales que exijan conservarlos.
Acudir a la SIC
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante EIBG.
Estos derechos podrán ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o por estipulación a favor de otro, acreditando debidamente su calidad.
10. Procedimiento de consultas y reclamos
Para ejercer sus derechos, envíe una comunicación al correo info@eibgstore.com, canal a cargo de EIBG para la atención de peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales. Las solicitudes serán atendidas en los siguientes plazos, contados a partir del día hábil siguiente a su recibo:
Consultas: respuesta en máximo 10 días hábiles. Si no es posible atenderla en ese término, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales.
Reclamos: respuesta en máximo 15 días hábiles. Si no es posible atenderlo en ese término, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará 8 días hábiles adicionales.
Requisitos del reclamo
El reclamo deberá contener: (i) la identificación del Titular; (ii) la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) la dirección o correo electrónico de respuesta; y (iv) los documentos que se quieran hacer valer.
- Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento sin que se presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
- El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante EIBG (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).
11. Transmisión y transferencia de datos
Para la operación de sus plataformas, EIBG puede transmitir datos personales a proveedores tecnológicos que actúan como Encargados del Tratamiento (por ejemplo, servicios de alojamiento web, correo electrónico y asistente virtual o chatbot), algunos de los cuales pueden tener sus servidores fuera de Colombia. En tales casos, EIBG exigirá a dichos proveedores la aplicación de esta política, la confidencialidad de la información y medidas de seguridad adecuadas, conforme a los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013 y al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
EIBG no vende, alquila ni cede las bases de datos personales a terceros con fines comerciales. Los datos sólo se compartirán con autoridades cuando exista un requerimiento legal o judicial.
12. Seguridad y vigencia
EIBG implementará medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información, tales como el cifrado de contraseñas, conexiones seguras (HTTPS), control de acceso por roles y, cuando el usuario la active, autenticación en dos pasos.
Los datos permanecerán mientras la cuenta esté activa y, tras su cierre, se conservarán por 10 años para cumplir con obligaciones legales y contables (artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y normas concordantes).
La presente política rige a partir del 30 de septiembre de 2026 (versión 1.0). Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los Titulares a través del sitio web o del correo electrónico registrado, antes de su implementación.
¿Tiene preguntas sobre sus datos?
Escríbanos y le responderemos dentro de los plazos de ley.